关于协会秘书处内部管理规章制度制定和修订

2013/11/22/10:49来源:中国工程机械工业协会

    中国工程机械工业协会

    职工年度年终奖励分配办法

    协会工作人员的年终奖励办法,自1997年执行以来,在调动全体工作人员的工作积极性、改善协会经济状况等方面起到了积极的作用。目前,协会的工作内容,人员分工,经济状况等已发生较大变化,协会的工作重心进一步向做好服务方面倾斜。因此,有必要对办法进行调整,以适应协会工作。

    此次调整的原则,一是坚持按劳分配,不搞平均主义大锅饭;二是考虑到人员分工的情况及大量公益性工作,合理分配;三是加强全面考核,包括工作业绩、效益、工作态度等;四是鼓励团结协作、鼓励开拓进取、提倡合理创收和节约开支。

    具体办法如下:

    一、每年年终,根据全年工作任务完成情况和财务收支情况确定协会奖金总额,再根据奖金总额和职工人数等确定每月职工年终奖金基础额。

    二、根据每月职工年终奖金基础额计算出职工年度岗位奖金。职工年度岗位奖金等于每月职工年终奖金基础额乘以岗位系数(会长和返聘的会长级人员系数为4.5,副会长和秘书长为3.5,副秘书长为2.5,部门主任为2,一级业务员1.5,二级业务员1.2,其他为1)再乘以在本岗位工作月数。

    三、对全体工作人员进行业绩考核。考核的主要内容是:

    1.工作任务完成情况,主要包括工作成绩、水平和效果。

    2.经济效益情况,主要包括创收、节支、成本及收益。

    3.工作态度、服务精神、团结精神及开拓进取精神。

    考核的具体办法,按照“年度协会秘书处人员业绩百分考核办法”施行。

    四、根据考核结果,确定职工的年终奖励水平。职工年终奖金总额等于职工年度岗位奖金与按“年度协会秘书处人员业绩百分考核办法”评定确定的分数作为百分比相乘得出的总额发放。会长、副会长和秘书长的百分比按全体职工的平均百分比确定。

    五、年终奖励不含《中国工程机械工业协会薪酬管理暂行办法》规定的薪酬。

    六、对于在业务工作方面或经济效益方面有突出贡献者,可予以特别奖励。如有工作态度恶劣,不负责任,严重违反劳动纪律,出现重大失误或严重经济损失或在行业内造成不良影响的情况,视情节扣发部分奖金直至取消分配资格。

    七、奖励在次年一月份,财务决算完成后实施。其中,个人所得税自理并由协会代收代缴。

    八、本办法已经职工代表大会和全体职工讨论通过、经协会领导班子研究同意和报协会常务理事会批准,自二〇一二年起执行,此前与本办法不符的以本办法为准。

    二〇一二年十二月三十一日

    中国工程机械工业协会

    秘书处人事聘用管理办法(试行)

    为了进一步完善规范人事聘用制度,保证协会可持续发展,特制定本办法。具体如下:

    第一条、凡协会需补充人员,实行推荐或社会公开招聘。

    二、凡推荐人选或社会公开招聘的人员一律进行面试和笔试,并同时交验相关的资质证书。

    三、初步选定的聘用人员,实行聘任试用期机制,试用期一般为三个月,以到协会正式上班之日起开始计算。试用期满的前一周内,由协会组织相关人员对试用人员进行评议,并提出对所聘人员的综合评价及该人员的去留意见,报协会领导批准,待试用期满后及时通知本人。

    四、凡经协会决定聘用的人员,从试用期起即应签订劳动合同。第一次劳动合同签订期限为三年。合同期满协会可续聘或解聘,聘用人员亦可接受续聘或不应聘。续聘人员如属第二次与协会签订劳动合同的,合同签订期限原则上为五年;凡解聘人员,协会领导或办公室应提前30日通知本人。凡不准备继续应聘的人员,也应提前30日通知协会领导和原工作部门。

    五、与协会正式签订劳动合同的聘用人员,其人事档案原则上应交协会保管存放。如因特殊原因自行存放在人才交流中心的,所需存档费用由自己承担。

    六、聘用人员的基本条件:

    1.年龄原则上在40岁以下,特殊条件可适当放宽。

    2.大学本科以上毕业,英语六级水平或相当于六级英语

    的其它外语水平。

    3.有相关专业知识和工作经验。专业知识突出和工作

    经验丰富且协会急需的人员外语水平和学历要求可适当放宽。

    4.聘用人员在聘用期内,接受和完成好协会分配的工作任务。协会负责按国家和北京市有关规定,以“中国工程机械工业协会薪酬管理办法(试行)”为依据确定薪酬待遇。聘用人员因事、患病或非因公负伤,其事假和病假工资依据协会有关规定执行。聘用人员享受协会的有关福利待遇。

    5.聘用人员一律自行解决户口和住房。

    七、协会可返聘在社会或本单位退休的专业人员。

    1.在协会工作的返聘人员,返聘期限为男士不超过65岁,女士不超过60岁。

    2.经会员代表大会、理事会选举聘用的会长、副会长、秘书长,其任职年龄限制按主管部门相关规定确定。

    3.能够承担日常工作的名誉会长返聘年龄可适当放宽。

    4.各类返聘人员的待遇,按国家、上级单位和协会有关规定确定。

    5.协会同返聘人员的聘用合同每年签订一次。期满后双方均可自行确定是否续签聘用合同。合同期内双方也可经协商一致后解除聘用合同。经协商解除聘用合同的,双方均不需承担任何经济补偿责任。

    八、聘用和返聘人员应遵守协会的各项规章制度和劳动纪律,努力工作,完成领导交办的任务。聘用人员在劳动合同期内,若违反劳动纪律、不服从工作安排,在工作中有重大失误给协会声誉和形象造成严重影响的,协会领导有权批评教育,提出警告并给予经济处罚,直至解除劳动合同。

    九、本办法已经全体工作人员讨论通过,自即日起执行。此前的规定和办法与本办法不一致的以本办法为准。

    二〇一二年十二月三十一日

    中国工程机械工业协会差旅费管理办法

    第一章 总则

    第一条为了保证出差人员工作与生活的需要,规范差旅费管理,完善协会财务管理制度,制定本办法。

    第二条本办法适用于中国工程机械工业协会,分支机构可以根据此管理办法并结合自身情况制定差旅费管理办法,报总会批准备案后执行。

    第三条差旅费开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费。

    第四条城市间交通费和住宿费在规定标准内凭据报销,伙食补助费实行定额包干。

    第二章 城市间交通费

    第五条出差人员要按照规定等级乘坐交通工具,凭据报销城市间交通费。

    (一)出差人员乘坐交通工具的等级见下表:

职  务 飞  机 火  车 轮  船(不包括旅游船) 其他交通工具(不包括出租小汽车)
会长 首席顾问 公务舱,超过2.5小时可以坐头等舱 高铁可乘特等座,其他软座、软卧 一  等 凭据报销
副会长 秘书长 经济舱,超过2.5小时可以坐公务舱 高铁可乘一等座,其他软座、软卧 二  等 凭据报销
副秘书长 经济舱 高铁二等座,其他软座、软卧 二  等 凭据报销
其他人员 经济舱 高铁二等座,其他软座、硬卧 三  等 凭据报销

    (二)其他人员出差,乘坐无硬卧的特快列车不受卧铺铺位标准限制;乘坐其他列车应乘坐硬卧,因特殊情况需乘坐软卧的,须经协会领导签字审批。

    (三)因特殊情况,经协会领导批准驾驶私车出差,汽油费和通行费凭费用发生时票据据实报销。

    第六条乘坐火车,从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的,或连续乘车超过12小时的,可购同席卧铺票。符合规定而未购买卧铺票的,按实际乘坐的硬座票价的80%给予补助(报销时须注明)。可以乘坐软卧而改乘硬卧的,不再给予补助。

    第七条乘坐飞机,往返机场的出租车、小汽车停车、过桥、专线客车费用、地铁(轻轨)费用和民航机场管理建设费,凭据报销。

    第八条因出差路途较远(乘坐火车距离在1200公里以上)或出差任务紧急或其他特殊情况,超标准乘坐车、船、飞机的,本部门负责人须事先说明原因,报协会领导批准。报销时由本部门负责人及协会领导签字。

    出差人员符合乘坐卧铺条件,当飞机票票价折扣率不超过六折(含)时,可以乘坐飞机。购买折扣机票和报销按乘坐卧铺票进行审批。

    第三章 住宿费

    第九条出差人员住宿费按实际住宿天数,实行限额凭据报销办法。

    (一)会长、副会长、秘书长的住宿费限额标准为:每人每天500元,凭据报销。

    (二)副秘书长的住宿费限额标准为;每人每天400元,凭据报销。

    (三)非上述人员的住宿费限额标准为:每人每天300元,凭据报销。

    (四)一人或两人为异性出差,可按普通标准间凭据报销包间费,但不得超过限额标准的一倍。

    (五)无住宿费发票的,不予报销。

    (六)住宿费超过上述规定限额标准的金额,超过标准部分原则上由个人自理,特殊情况经协会领导批准后据实报销。

    第四章 伙食补助费及公杂费

    第十条出差人员的伙食补助费按出差自然(日历)天数实行定额包干,每人每天50元。

    第十一条出差期间发生的外地交通费等公杂费本着勤俭节约的原则凭费用发生时票据据实报销。

    第五章 参加会议等的差旅费

    第十二条外出参加会议或培训,会议或培训期间的住宿费、伙食费由主办单位统一支付的,不再报销住宿费和伙食补助费。在途期间的住宿费、伙食补助费和公杂费回单位按照上述差旅费办法报销。会议或培训期间食宿费用自理的,会议或培训期间和在途期间的住宿费、伙食补助费和公杂费均回单位按照上述差旅费办法报销。

    第十三条外出参加会议、培训的出差人员,办理差旅费报销手续时应附有会议、培训通知。

    第六章 差旅费的其他管理规定

    第十四条差旅费的审批

    (一)去外地出差或开会需经协会领导同意批准后方可成行。

    (二)差旅费报销时,应填写差旅费报销单,并粘贴出差期间的相关报销单据,按费用报销程序办理报销。

    (三)对在出差期间可能发生的招待费,必须预先向协会领导请示,报销时单独填写并粘贴票据,由协会领导签字后方能报销。

    第十五条差旅费的借款及报销时间

    (一)出差人员需要预借差旅费金额较大的(3000元以上),须提前一天向财务部报告,并履行借款手续。

    (二)出差人员返回后,应在一周内报销差旅费。

    (三)差旅费借款未清的,不予办理新的借款。

    第十六条乘坐飞机、车、船等交通工具购买的人身意外伤害保险费凭据报销,在保单保期有效期内,限每人每次一份,再次购买的保险不予报销。

    第十七条飞机、车、船等交通工具及住宿费等票据是财务报销的原始凭证,应妥善保管。

    第十八条出差人员对差旅费票据的合法性、真实性负责,凡票据遗失者,该费用由个人承担。

    第十九条临时出国人员的费用开支标准

    因公临时出国人员的费用开支标准按《临时出国人员费用开支标准和管理办法》(财行[2001]73号)文件执行。

    第七章 附则

    第二十条工作人员出差工作期间,事先经协会领导批准就近回家省亲办事的,其绕道交通费,扣除出差直线单程交通费,多开支的部分由个人自理。绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费和公杂费。

    第二十一条本办法自2014年1月1日起实施。协会原有制度或规定与本办法不一致的,以本办法为准。

    第二十二条本办法由财务部负责解释。

    二○一三年十一月二十八日

    中国工程机械工业协会费用报销管理规定

    第一章 总则

    第一条为了加强协会的财务管理,完善协会的报销程序及规定,合理控制日常费用,根据国家有关财经法规的规定,结合协会的实际情况,特制定本规定。

    第二条本规定适用于协会各部门的日常费用报销。分支机构可以结合自身情况自行制定费用报销管理规定,报总会批准备案后执行。

    第二章 费用报销和审批的规定

    第三条费用报销包括服务费、交通费、通讯费、招待费、咨询费、审计费、临时出国费、资料费、办公用品费、培训费、会议费等各项管理费用以及特殊的财务费用支出。

    第四条费用报销的基本流程:

    经办人填写报销单、粘贴相应票据财务预审部门负

    责人签字财务部门负责人签字协会领导签字出纳签字付款

    第五条在保证正常工作需要的情况下,各部门和协会工作人员应严格控制各项费用支出。协会对费用支出实行分类管理:

    (一)业务招待费、临时出国费、办公用品费、培训费、会议费等实际发生的各种费用实行年度总额控制管理,招待费报销按照协会对外接待办法标准执行,交通费报销根据协会在岗职工工作需要据实列支。

    (二)其他常规项目的费用支出,如:房屋租赁费、保险费等,实行据实列支的办法。

    (三)其他非常规项目的费用支出,如:广告宣传费、审计费、咨询费等一律实行专项审批报销的管理办法。

    第六条日常借款的规定:

    (一)协会各部门和员工因工作需要借用现金(或支票)时,需填写借款单,按照协会货币资金、票据管理规定履行审批程序。

    (二)借现金,应在借款单上详细填明借款事由、借款金额、借款人。借支票时应填明借款人姓名、事由、收款单位全称,并且在支票登记簿或支票存根上签字。

    (三)借款必须及时清缴,现金借款报销期限为30天(12月份除外),借支票报销期限为10天。未在规定时间内来结清借款的,财务部暂停继续借款,差旅费借款按照协会差旅费管理办法相关规定执行。

    第七条费用报销的基本要求:

    (一)报销时应按规定的要求填写报销单,报销单内容要真实、完整(包括:报销人、报销金额大小写、部门、日期、所附单据、报销事由等),签字审批手续要齐全。

    (二)报销时,应按费用类别整理报销单据,分别填写报销单。严禁将不同类别费用单据,合并填写报销单,否则财务部门可以将单据予以退回。

    (三)对报销的原始单据,必须有按发票管理规定的品名、单位、数量、金额及内容,字迹要清楚,不得涂改、挖补,发票上必须盖有开票单位合法有效印章,发票上的客户名称必须为协会全称。对内容不完整,填写不正确、不合法等无效的报销单据,财务部门有权予以退回或不予报销。

    (四)单据要求用签字笔填写,报销单后所附单据必须用胶水粘贴整齐,不能使用订书针、曲别针等简单固定。

    第八条报销和借款的审批权限:

    (一)部门领导以下人员发生的费用和借款,经部门主管或主管副秘书长、财务负责人审核后,由协会领导批准后方可报销。

    (二)部门主管、副秘书长发生的费用和借款交财务负责人审核,由协会领导批准后,方可报销。

    (三)秘书长、副会长发生的费用由财务负责人审核后,由协会会长批准后报销;会长发生的费用由财务负责人审核后,由协会秘书长或副会长批准后报销。

    第九条财务部门在每月结账后,应及时清理各部门借款情况(包括借用现金和支票情况),并通知各部门。

    第十条对于超过一个月仍不能报销的款项,财务部门应通知借款人及时办理报销手续,借款人应在收到通知后三个工作日内,办理报销手续。

    第十一条对于通知后仍不能报销的,借款人应向财务部门提交书面说明,经部门主管或主管副秘书长、财务负责人和协会领导签字同意后,方能继续挂帐。对没有在规定时间内办理上述手续的,财务部门将停止其办理其他借款和报销事项。

    第十二条当年费用必须当年报销,不允许当年费用跨年报销,如因特殊情况在年末无法报销的,须在年末向财务部进行书面报告,说明原因,提供相关证明,经批准后方可跨年报销。凡报销以前年度费用而事先没有向财务部提供书面报告并批准跨年报销的,财务部门可以不受理,其后果由报销人自负。

    第十三条为简化手续,下列费用在正常开支范围内无须每次报批,可以进行集中汇总报告,但在费用开支异常时必须及时向协会领导汇报。

    1、各种应交税金(不包括印花税);

    2、各月应交养老保险、失业保险、工伤、生育保险等相对固定的费用;

    3、向金融机构办理结算业务时发生的手续费等。

    第三章 附则

    第十四条本规定自2014年1月1日起实行。协会原有制度或规定与本规定不一致的,以本规定为准。

    第十五条本规定由财务部负责解释。

    二○一三年十一月二十八日

    中国工程机械工业协会物品采购管理规定

    第一章 总则

    第一条为了规范协会的物品采购,降低物品采购成本,及时满足日常工作需要,加强物品采购的监督管理,特制定本规定。

    第二条协会为开展日常工作而采购的办公用品、电脑、办公家具、办公耗材、电话卡、印刷品、资料等物品均属于本规定的范围。

    第三条协会固定资产的购置适用本规定。

    第二章 物品采购的管理

    第四条为了有效地降低采购成本,物品采购原则上由办公室按照物品采购计划集中统一采购,统一管理。各部门在每年年初制定切实可行的相对准确的物品采购计划,送办公室进行汇总,由办公室上报协会领导批准后,作为全年物品采购的执行依据。

    第五条因工作需要进行的临时的计划外采购物品,由经办部门提出书面采购申请经办公室初审并报协会领导批准后方可实施,并按照规定进行入库、领用和报销。

    第六条各类日常办公用品、低值易耗品的购置,由办公室列出计划,报协会领导批准后进行采购。

    第七条采购时应进行多方比价,货比三家,择优择廉购买,1000元以上的物品,作好市场询价记录,同时保管好市场询价记录以供以后参考和审核,保管期限为一年。

    第八条采购商品单价在5000元以上或采购合同金额在5000元以上的或有经常供货行为的(一年内有3次以上),必须与供应商签订采购合同。

    第九条《采购合同》一式四份,供需双方各执两份,一份由办公室保存备案,一份由财务部保存。

    第十条办公用品及低值易耗品的购置,必须有两人以上在送货单或发票上签名确认。

    第十一条固定资产的购置(按照协会固定资产管理制度对固定资产的定义进行归类),由各部门向办公室提出申请,报协会领导批准后由办公室组织采购。购置固定资产必须办理固定资产验收手续(附固定资产验收单,由使用人、采购人、办公室共同验收),验收合格才能入库。

    第十二条各部门对所购买之物品应小心使用,并负保管职责,因可归责之事由而导致重大损害时,责任者应负担损害及赔偿责任。

    第十三条办公室负责对领取物品进行登记、使用管理(属于固定资产的按照固定资产管理制度完成登记工作),并每年按照财务管理要求进行物品盘点。

    第三章 发票入账及付款程序

    第十四条采购人员必须严格按照要求办理物品入库手续。

    第十五条物品采购付款原则上先入账后付款,特殊情况下需预付款的单位,经协会领导批准,可以办理采购预付款手续。

    第十六条采购付款具体程序如下:

    (一)物品采购由采购人员办理验收入库,发票入账手续后,方可进行申请付款审批。

    (二)申请付款,由经办人填写支出凭单,经财务审核、协会领导签字批准后,方可办理付款手续。

    (三)需要预付款的采购,直接填写支出凭单,经财务审核、协会领导签字批准后可先办理付款手续,财务部据此挂账,待物品验收入库,发票来到后再由经办部门办理入账手续冲账。

    第四章 附则

    第十七条本规定自2014年1月1日起实行。协会原有制度或规定与本规定不一致的,以本规定为准。

    第十八条本规定由综合部(办公室)、财务部共同负责解释。

    二○一三年十一月二十八日

关于“秘书处、内部管理”